检查前：
- 组织系统计划（OSP）：这是有机认证的核心文件。OSP必须在检查前完成。检查员会将您的OSP与他们的观察、访谈和记录审核进行比较。一份优秀的OSP包括所有适用部分和完整回答的问题，以及所有必要的附件（标签、地块地图、土地历史文件、消毒剂MSDS表、非有机种子和种植存量清单等）。应特别注意合规性问题，如缓冲作物、锅炉化学品的使用、加工设备的清洁文件、身份保护和混合操作的审计跟踪。准确和彻底的OSP将有助于指导检查员完成您的操作，清楚地描述您的操作合规性与有机标准的一致性，以及预防污染和混合的预防措施。
有关何时以及如何更新OSP的更多信息，请查看按有机系统计划（OSP）表列出的常见问题．
- 检查计划：您可以通过灵活、快速地安排检查来帮助控制检查成本。这有助于检查员组检查，从而减少他们的差旅费，这些费用将转嫁给您。通常，检查员会安排一整天的检查。检查员在这方面花费了惊人的时间，因为它可能变得复杂。很少有检查员会在他们实际花费的所有时间里为日程安排买单，但他们有权这样做。请及时回复检查员电话，并尽量灵活安排。要查找指定检查员的联系信息，请阅读“如何获取即将进行的检查的联系信息？”
- 我们鼓励您与我们合作，在检查前提交新区域、新产品或其他与您的经营变更有关的信息。这将确保一个有效和高效的检查和认证过程。如果您正在耕种新的土地，有新的设施或任何其他可能影响您的依从性的变化，请与您的认证服务专员在你检查之前。
- 准备:问检查员他们想看什么，想和谁谈话，准备什么记录和副本。CCOF提供预检通知书对于每种类型的操作。如果你想通过电子邮件发送这封信的副本，请索取。
- 安排人员和检查地点．确定审查员想要与哪些人员会面，并确保他们是有空的。安排进入所有材料储存区域，有机食品处理室，农场包裹，和农场以外的处理设施，在您的操作认证。
- 记录：记录审核可能是检查的最长部分。记录清晰完整的操作将有更快的检查。一些复杂操作的记录比一些简单操作更容易查看。与有机认证相关的记录通常分为两类：审计跟踪和有机完整性。
- “审计跟踪”包括投入品、配料、中间体和最终产品的采购、内部移动和销售的所有记录。将这些记录整理并可访问。检查员可能会关注过去一年的记录，但NOP要求所有记录保存五年，因此这些记录也应该可以访问。
- 种植者应准备一份你的有机农场输入报告(见样本)，以显示上次检查的所有输入。如果有许多冗余的输入申请，您可以准备一份OFIR摘要，列出每种申请材料。
- 混合操作（有机和非有机）应将有机记录分开，以便更易于访问和理解。
- 加工者和加工者必须准备跟踪最终产品，从加工阶段到起始原料。
- 审查员必须在测试之前了解审计线索。通常，检查人员必须挖掘和问很多问题，以了解审计线索。准备好解释你的审计追踪是如何工作的。如果你的审计追踪很复杂，准备一个流程图。教检查员你的记录是如何工作的;这将使他们的工作更容易和更快。
- 有机的完整性通常需要记录用于防止潜在不符合的措施，如混合或禁止的材料污染。与非有机产品接触的设备，或接触到农药或清洁剂等违禁物质的设备，需要为每一种有机用途(收割机、运输拖车、包装线、加工设备、储罐等)提供一份清洁日志。缓冲作物或净化产品需要处理记录。如果你使用的是非有机种子，记录下你的有机种子研究日志。记录你给种子供应商的电话(日期，供应商，结果)和你对种子目录或网站的搜索。省得检查员一件一件地提醒你这些事情。如果你预料到这些情况，请提前准备好你的管理计划和相应的日志表格。
- 要了解更多信息，请查看“为什么我需要有机检查？”和“如何控制有机食品检查的成本?”。
检查期间：
- 专注于检查。限制电话或其他干扰。
- 继续话题。检查员必须收集和核实各种具体信息。你的检查员将按照或多或少有组织的顺序来做这件事。要知道审查员的主题是什么，并帮助他们收集相关信息。
- 解释你们的操作是如何符合有机标准的，你们是如何防止潜在的不符合，以及你们的审计追踪是如何工作的。当涉及到潜在的不符合项(例如缓冲区、共享设备)时，审查员需要详细和清晰的信息。
检查后：
- 及时提供所有要求的附加信息，如附加OSP章节、土地历史文件或邻居关于禁止材料使用的信函。检查员将为您提供提交文件的截止日期，以便将文件直接发送给检查员，并将其包含在检查员报告中。截止日期后，应将其发送至inbox@www.qubepro.com. 联系您的检查员和/或认证服务专员来决定什么是最好的。
通过知识渊博和准备充分，您可以与检查员合作顺利高效地工作。帮助检查员了解您操作的每个部分。向检查员提供她或他在每个主题上需要的信息，并记住：这一切都取决于一个好的有机系统计划！